Die Hochschule für Technik Stuttgart empfiehlt für Videokonferenzen Zoom und stellt hierfür allen Hochschulmitgliedern Lizenzen zur Verfügung. Es handelt sich dabei um eine Educational License, mit der Videokonferenzen mit bis zu 300 Teilnehmern durchgeführt werden können.
Die Lizenzierung von Zoom umfasst alle Hochschulangehörigen, also alle Lehrenden, alle Mitarbeitenden und alle Studierenden! Die Lizenz läuft für zunächst 3 Jahre, beginnend mit dem Wintersemester 2020/21 bis zum Ende des Sommersemesters 2023.
Zugang
https://hft-stuttgart-de.zoom.us mit den HFT-Zugangsdaten wie für Webmail oder Moodle.
Zoom-Accounts
ZOOM-Anmeldeverfahren
Der Zugang über https://hft-stuttgart-de.zoom.us wird über die Single-Sign-On-Anmeldung (SSO) über Shibboleth abgewickelt. Bitte melden Sie sich hierbei mit Ihren HFT-Zugangsdaten an.
Falls Sie bisher noch keinen Zoom Account haben, wird dieser bei der Anmeldung angelegt und ist unmittelbar aktiv.
Support
Bei Fragen zur Zoom-Lizenz wenden Sie sich bitte an die Info und Support Theke entweder über das Service-Portal (https://jira.hft-stuttgart.de/plugins/servlet/desk/portal/2) oder per Email (ist@hft-stuttgart.de).
Das IZ übernimmt für Zoom keine anwendungsbezogenen Supportanfragen. Hierfür bietet der Hersteller neben ausführlichen Tutorials, Live Schulungen und FAQs auch eingeschränkt einen Helpdesk an. Bitte beachten Sie auch die Best Practice Ratschläge des Herstellers.
Anleitungen des SKILL
Das SKILL der HFT stellt Anleitungen für Lehrende und Teilnehmende in Confluence zur Verfügung.
Einbindung in Moodle
Auf den Moodle-Infoseiten des Informationszentrums finden Sie eine Anleitung zur Einbindung von ZOOM in das Learning-Management-System der HFT Stuttgart, Moodle:
Zoom Meetings in Moodle-Kursen
End-to-End-Verschlüsselung für Meetings
End-to-End-Verschlüsselung (E2EE) für Meetings kann in den persönlichen Einstellungen aktiviert werden, wenn zusätzlicher Schutz eines Meetings erforderlich ist. Diese Option bietet sich für Studienberatung, Mitarbeiter- oder Bewerbergespräche an. Meetings mit aktivierter End-to-End-Verschlüsselung können nur über den Zoom Desktop Client, die Mobile App oder über Zoom Rooms betreten werden.
Die Aktivierung dieser Einstellung deaktiviert zudem die folgenden Funktionen:
- Beitritt vor Moderator
- Cloud-Aufzeichnung
- Livestreaming
- Live-Transkription
- Breakout-Räume
- Umfragen
Aktivierung von Meetings mit End-to-End-Verschlüsselung (E2EE)
- Melden Sie sich in Zoom Web Portal an.
- Klicken Sie im Navigationsbereich auf Einstellungen.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Meeting.
- Überprüfen Sie unter Sicherheit, ob Nutzung von End-to-End-Verschlüsselung erlauben aktiviert ist.
- Ist die Einstellung deaktiviert, klicken Sie auf die Status-Umschaltfläche, um sie zu aktivieren. Wenn ein Bestätigungsdialogfeld angezeigt wird, klicken Sie auf Einschalten, um die Änderung zu bestätigen.
- Wählen Sie unter Sicherheit die Standardverschlüsselung aus.
- Klicken Sie auf Speichern.
Hinweis: Aufgrund der Beschränkungen von E2EE empfehlen wir, Erweiterte Verschlüsselung als Standardverschlüsselung auszuwählen und End-to-End-Verschlüsselung für Meetings zu nutzen, für die ein zusätzlicher Schutz benötigt wird.
Löschung von Zoom-Aufzeichnungen in der Cloud
Der Speicherplatz in der Cloud, auf dem die Zoom-Aufzeichnungen gespeichert werden, ist begrenzt. Um für das jeweils folgende Semester Speicherplatz in ausreichender Größe anbieten zu können, hat das Informationszentrum folgende Löschtermine eingeplant.
Zoom-Cloud-Aufzeichnungen werden durch das Informationszentrum jeweils zum 28.2. und zum 31.8. gelöscht.
Nächster Löschtermin von Zoom-Cloud-Aufzeichnungen: 31.08.2021
Falls Zoom-Cloud-Aufzeichnungen über Semestergrenzen hinweg angeboten werden sollen, können Sie diese durch Download in Zoom und abschließenden Upload in Opencast abspeichern.
Datenschutz
Zoom wurde am 26.6.2020 vom Landesdatenschutzbeauftragten Baden-Württemberg neu bewertet und die zuvor bestehende Warnung zurückgezogen. Grund waren Verbesserungen bei nutzer- und datenschutzfreundlichen Voreinstellungen („Privacy by Default“). So ist seit Version 5 des Videokonferenzsystems die Einrichtung eines Warteraums ebenso voreingestellt wie die passwortgeschützte Einwahl. Hierdurch wird nutzerbedingten Datenschutzproblemen entgegengewirkt. Eine Verwendung der Daten von Nutzenden (inkl. der Benutzer-IDs ihrer Endgeräte) zu wirtschaftlichen Zwecken wird von Zoom jetzt ausdrücklich ausgeschlossen. In der von uns verwendeten Version erfolgt die Video-Kommunikation verschlüsselt.
Für Zoom-Meetings mit erhöhtem Sicherheitsanspruch empfiehlt sich die Aktivierung der zusätzlichen Option der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
Die Weitergabe von personenbezogenen Daten an Zoom wird durch einem Vertrag über die Auftragsdatenverarbeitung geregelt.
Nutzung von Zoom in den PC-Pools
Der Zugriff auf ein mitgebrachtes Mikrofon / Headset ist möglich. Allerdings ist der Zugriff auf Webcams aus Datenschutzgründen in Windows deaktiviert. Unabhängig davon können Sie natürlich Ihren Bildschirm freigeben.
Private Nutzung
Eine private Nutzung Ihrer Zoom-Lizenz ist zulässig. Ausdrücklich untersagt ist die Nutzung von Zoom für illegale Zwecke.
The Hochschule für Technik Stuttgart recommends Zoom for video conferences and provides all university members with licenses for this purpose. It is an educational license that can be used to hold video conferences with up to 300 participants.
The licensing of Zoom includes all university members, i.e. all lecturers, all employees and all students! The license initially runs for 3 years, starting with the winter semester 2020/21 until the end of the summer semester 2023.
Access
https://hft-stuttgart-de.zoom.us/ with the HFT access data as for webmail or Moodle.
Zoom-Accounts
ZOOM-Anmeldeverfahren
Access via https://hft-stuttgart-de.zoom.us is handled via the single sign-on registration (SSO) via Shibboleth. Please log in with your HFT access data.
If you do not have a Zoom account yet, this will be created when you register and is immediately active.
Support
If you have any questions about the Zoom license, please contact the info and support counter either via the service portal (https://jira.hft-stuttgart.de/plugins/servlet/desk/portal/2) or by email (ist @ hft-stuttgart.de).
The Informationszentrum (Information-center) does not accept any application-related support requests for Zoom. In addition to detailed tutorials, live training courses and FAQs, the manufacturer also offers a help desk for this purpose. Please also note the Zoom's best practice advice.
Instructions from the didactic center
The HFT didactic center provides instructions for teachers and participants in Confluence.
Integration in Moodle
On the Moodle info pages of the information center you will find instructions for integrating ZOOM into the learning management system of the HFT Stuttgart, Moodle:
Zoom meetings in Moodle courses
End-to-end encryption for meetings
End-to-end encryption (E2EE) for meetings can be activated in the personal settings if additional protection of a meeting is required. This option is useful for student advice, employee or applicant interviews. Meetings with activated end-to-end encryption can only be entered via the Zoom Desktop Client, the mobile app or via Zoom Rooms.
Activating this setting also deactivates the following functions:
- Join before moderator
- Cloud recording
- Live streaming
- Live transcription
- Breakout rooms
- Survey
Activation of meetings with end-to-end encryption (E2EE)
- Sign in to the Zoom Web Portal.
- In the navigation pane, click Settings.
- Click the Meeting tab.
- Under Security, check whether Allow the use of end-to-end encryption is activated.
If the setting is disabled, click the status toggle button to enable it. - If a confirmation dialog appears, click Power On to confirm the change.
- Under Security, select the default encryption.
- Click on Save.
Note: Due to the limitations of E2EE, we recommend that you select Advanced Encryption as the default encryption and use end-to-end encryption for meetings that require additional protection.
Deletion of zoom recordings in the cloud
The storage space in the cloud on which the zoom recordings are saved is limited. In order to be able to offer sufficient storage space for the following semester, the information center has scheduled the following deletion dates.
Zoom cloud recordings are made by the information center on February 28th. and on August 31 deleted.
Next deletion date for Zoom cloud recordings: August 31, 2021
If Zoom Cloud recordings are to be offered across semester boundaries, you can save them by downloading them in Zoom and then uploading them to Opencast.
Privacy
Zoom was reassessed on June 26th, 2020 by the state data protection officer of Baden-Württemberg and the previously existing warning was withdrawn. The reason for this was improvements in user- and data protection-friendly default settings ("Privacy by Default"). Since version 5 of the video conference system, the setting up of a waiting room has been preset, as has password-protected dial-in. This counteracts user-related data protection problems. Use of user data (including the user IDs of their end devices) for economic purposes is now expressly excluded by Zoom. In the version we use, video communication is encrypted.
For Zoom meetings with increased security requirements, we recommend activating the additional option of end-to-end encryption.
The transfer of personal data to Zoom is regulated by a contract for order data processing.
Use of zoom in the PC labs
Access to a microphone / headset that you have brought with you is possible. However, for data protection reasons, access to webcams is deactivated in Windows. Regardless, of course, you can share your screen.
Private use
Private use of your Zoom license is permitted. It is expressly forbidden to use Zoom for illegal purposes.
