Microsoft Outlook bietet mit seinen sogenannten Suchordnern eine umfangreiche und sehr flexible Möglichkeit zum Verwalten der eigenen Emails. Bei Suchordnern handelt es sich um "virtuelle Verzeichnisse", wie es zum Beispiel auch bei den "Bibliotheken" unter Windows der Fall ist. Das heißt, dass Elemente, die in einem Suchordner angezeigt werden, in Wirklichkeit nie Ihren "Herkunftsordner" verlassen. Auf diese Weise ist es zum Bespiel möglich, sich das Anlegen von zusätzlichen Ordnern zum Posteingang, wie es die meisten Nutzer gewohnt sind, komplett zu ersparen und auschließlich mit Hilfe von Suchordnern zu arbeiten. Es bleiben also alle Mails im Ordner Posteingang, lassen sich über Suchordner aber beliebig und vor allem automatisch sortieren. Es ist also nicht erforderlich, Mails mit der Maus zwischen Ordnern zu verschieben. Darüber hinaus sind bei Bedarf durch einfaches Entfernen eines Suchordners alle enthaltenen Emails wieder in ihrem Herkunftsordner, zum Beispiel dem "Posteingang" sichtbar, ohne dass sie zurückverschoben werden müssen.
Outlook 2010 bietet eine Anzahl von vordefinierten Möglichkeiten zum Erstellen von Suchodnern an, dazu gehören zum Beispiel:
Darüber hinaus bietet Outlook mit der Möglichkeit zum Erstellen von benutzerdefinierten Suchordnern eine umfangreiche und sehr komplexe Möglichkeit, Suchordner mit nahezu beliebigen Kriterien selbst zu definieren.
Alle diese Möglichkeiten detailliert zu erklären, würde den Rahmen eines FAQ-Artikels sprengen. Hier lohnt es sich, ruhig einmal etwas zu experimentieren.
Im Folgenden wird die grundsätzliche Vorgehensweise exemplarisch anhand der Erstellung eines Suchordners für alle Mails, die das Wort "Informationszentrum" enthalten, beschrieben.